Commarec Academy Tips & Tricks: Jak plánovat kapacity s ohledem na tržby a doručení do 24 hodin

V prvním díle jsme probrali základy plánování personálních kapacit pro expedici objednávek. Zjednodušeně řečeno, šlo o to, jak si správně naplánovat počet pracovníků na základě objemu objednávek, abyste mohli efektivně odbavit vše včas a zároveň s co nejnižšími náklady.

Dnes se zaměříme na další důležitou věc, kterou je doručení do 24 hodin a to, jak na tento závazek má vliv cut-off time dopravců (tedy časový limit, do kdy musí být objednávka připravena k expedici), a jak do plánování zapojit tržby a objednávky. Tento článek vám pomůže lépe pochopit, proč je důležité sladit všechny tyto prvky, aby se váš provoz nezasekl a aby zákazníci dostali své zboží včas.

Co je cut-off time a proč je důležitý?

Cut-off time je jednoduše čas, do kterého musí být objednávky připraveny k odeslání, aby je dopravce mohl doručit zákazníkovi následující den. Každý dopravce má svůj vlastní cut-off time, který obvykle spadá do rozmezí mezi 15:00 a 16:00 hodinou.

Pro e-shop to znamená, že všechny objednávky přijaté do tohoto času musí být rychle zpracovány, zabaleny a připraveny ke svozu. Jinak se doručení o den zpozdí, což může vést k nespokojenosti zákazníků. Je proto klíčové, aby byl váš tým správně připraven a věděl, kolik práce musí zvládnout do daného času.

Jak cut-off time ovlivňuje plánování?

Řekněme, že máte s dopravcem domluvený cut-off time ve 14:00. Všechny objednávky přijaté do tohoto času musí být expedovány ten samý den. Jakmile objednávka projde systémem, musí se rychle dostat až do skladu, kde ji zaměstnanci zabalí a připraví k expedici. To znamená, že musíte mít dobře rozvržené pracovní kapacity, abyste to stihli.

Moje doporučení: Nechávám si minimálně 2 hodiny rezervu před skutečným cut-off time dopravce. Tím získám dostatek času, aby šlo všechno hladce – od zpracování objednávky přes přípravu ve skladu až po odeslání.

Kolik objednávek přijímáte před cut-off time?

Zásadní otázka zní: Kolik objednávek skutečně přijímáte do vašeho cut-off time? Pokud neznáte odpověď, může to být problém. Může se stát, že během některých dnů přichází většina objednávek těsně před cut-off time, což vytváří vysoký tlak na pracovní kapacitu ve skladu.

Doporučuji: Podívejte se na historická data a zjistěte, kdy objednávky během dne přicházejí. Může to být různé každý den, a proto je klíčové, abyste se neustále učili ze svých vlastních dat. Pokud máte k dispozici denní data, můžete lépe plánovat, kolik lidí budete potřebovat v různých časových úsecích.

Jak vám s tím může pomoci Excel?

Abych si zajistil co nejpřesnější plánování, používám přídavnou tabulku v Excelu, která mi automaticky aktualizuje objednávky přijaté v průběhu dne. Díky tomu mám vždy přehled o tom, kolik lidí bude potřeba k odbavení objednávek do cut-off time. Pokud třeba nepracujete o víkendu, můžete podle toho rozvrhnout kapacity na dny s vyšším počtem objednávek.

Pokud byste měli zájem o vzor mé tabulky, napište mi komentář pod tento zpravodaj a já vám ji rád zašlu.

Jak snížit riziko chyb v plánování?

Plánování pomocí Excelu je skvělé, protože je to flexibilní nástroj, ale i tak může dojít k chybám, pokud nebudete pozorní. Dbejte na to, aby všechny vzorce a propojení mezi listy byly správné. Pozor na chyby ve vzorcích, které mohou vést k nesprávnému rozložení kapacit.

Jak efektivněji řídit kapacity?

1. Flexibilní pracovní síla: V některých případech může být užitečné mít k dispozici brigádníky nebo pracovníky na částečný úvazek, kteří mohou rychle pokrýt špičky v objemu objednávek.
2. Automatizace procesů: Pokud se vám to finančně vyplatí, zvažte automatizaci některých částí procesu (např. balení). Každá ušetřená minuta v procesu zvyšuje efektivitu.
3. Pravidelná revize dat: Sledujte historická data a pravidelně analyzujte, jak se objem objednávek mění v průběhu týdne. Pomůže vám to lépe naplánovat směny a pracovní kapacitu.

Závěr

Plánování kapacit s ohledem na cut-off time a objem objednávek je klíčové pro udržení hladkého provozu a spokojenosti zákazníků. Není to raketová věda, ale vyžaduje pečlivou práci s daty a pravidelnou aktualizaci plánů. Správné nastavení kapacit vám může ušetřit nejen čas, ale i peníze, a zajistit, že objednávky budou doručeny včas.

Pokud si nejste jistí, jak efektivně plánovat kapacity nebo jak správně nastavit své procesy, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme optimalizovat vaše logistické operace.