Návod na plánování personálních kapacit pro expedici objednávek - LEVEL 01

Plánování personálních kapacit pro expedici objednávek je zásadní pro zajištění efektivního provozu e-shopu. Správné nastavení kapacit vám pomůže odbavit všechny objednávky včas a v nejlepší možné kvalitě, zároveň však způsobem, který je nákladově udržitelný. Tento návod vás provede základními kroky, jak na to.

Programy pro plánování kapacit

Pro plánování kapacit existuje řada nástrojů, od specializovaných ERP systémů po software pro řízení skladů (WMS). Nicméně, já osobně doporučuji Excel. Excel je snadno ovladatelný, umožňuje rychlé změny a přizpůsobení, a navíc většina lidí již s Excelem umí pracovat. Je to velmi flexibilní nástroj, který vám poskytne dostatek možností bez nutnosti ztrácet čas komplikovanými systémy.

Proč plánovat kapacity?

Plánování kapacit je nezbytné, pokud chcete zajistit, že všechny objednávky, příjmy nebo jakékoli jiné skladové operace budou prováděny efektivně a dlouhodobě udržitelným způsobem. Je klíčové mít kontrolu nad tím, kolik lidí bude v daný den potřebných k odbavení všech úkolů, abyste se vyhnuli buď přetížení pracovníků, nebo naopak plýtvání zdroji.

Při plánování kapacit se musíte ptát: Proč to potřebuji dělat? Odpověď je jednoduchá – chcete odbavit všechny objednávky včas a s minimálními náklady.

Základní vstupy pro plánování

Abyste mohli začít plánovat, potřebujete základní vstupní data. V případě e-shopu je to především počet plánovaných objednávek. Zde se však může objevit první komplikace – jak tato data získat. Některé firmy plánují podle tržeb, některé podle návštěvnosti na webu, a jiné pracují s reálným počtem objednávek. Každý způsob má své výhody a nevýhody, ale důležité je mít nějaký podklad.

Je skvělé, pokud máte data na denní bázi, ale pracovat se dá i s týdenní nebo měsíční predikcí. Ovšem pamatujte, že čím méně přesná jsou data, tím nižší bude přesnost vašeho plánu. Nicméně i méně přesný plán je lepší než žádný plán.

Jak přepočítat tržby na pracovní hodiny

Jakmile máte vstupní data, dalším krokem je stanovení parametrů, podle kterých budete přepočítávat plánované tržby nebo objednávky na pracovní hodiny. Nejlepší způsob, jak tyto parametry zjistit, je podívat se do historie, na období, kdy jste dosahovali nejlepšího výkonu.

Můžete začít jednoduše. Pokud máte například výkaz odpracovaných hodin a víte, kolik jste za to odbavili tržeb, můžete získat parametr “odbavené tržby za hodinu práce”. Pokud znáte počet objednávek, položek na objednávku nebo průměrnou hodnotu objednávky, můžete využít tyto údaje.

Čím podrobnější data máte, tím přesnější bude váš plán. Pokud máte data o výkonu skladu, jako například “počet odbavených objednávek na hodinu práce”, dostanete velmi přesný základ pro plánování kapacit. Je dobré si pamatovat, že čím větší detail, tím přesnější bude váš plán.

Vytvoření plánu na základě dat

Jakmile máte vstupní data a výpočtové parametry, už zbývá jen vše správně spočítat. Můžete například vzít počet objednávek, vydělit ho počtem odbavených objednávek na hodinu a dostanete plán pracovní doby na jednotlivé dny.

Tento výpočet není složitý, ale vyžaduje pečlivost a správně nastavené parametry. Tohle je však jen začátek. Nejdůležitější je uvěřit, že tento plán bude fungovat, a uvést ho do praxe.

Závěr

Pokud se vám podaří správně implementovat plánování kapacit, můžete dosáhnout významných úspor a zvýšit efektivitu provozu. Tento základní návod vám ukázal, jak snadno a přehledně začít. Plán není statický, ale je nutné ho neustále aktualizovat a přizpůsobovat aktuálním podmínkám.

Plánování kapacit není raketová věda, ale vyžaduje disciplínu a pečlivost. Pokud budete potřebovat s čímkoliv poradit, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám pomůžeme s optimalizací procesů a efektivním plánováním vašich skladových operací.