Plánování kapacit v logistice: Kompletní návod pro malé a střední sklady
Správné plánování kapacit je základem každé efektivní logistické operace. Tento článek vám přináší podrobný návod, jak plánovat personální zdroje, kapacitu skladu, IT vybavení, manipulační techniku a kompetence týmu. Jedná se o osvědčené postupy, které dlouhodobě fungují a pomáhají firmám růst, aniž by jejich logistika byla brzdou.
1. Personální zdroje: Plánování podle tržeb
Základem pro efektivní plánování personálních zdrojů je vždy znalost předpokládaných tržeb. Pokud máte k dispozici plán tržeb po jednotlivých dnech, můžete podle něj přesně odhadnout počet potřebných zaměstnanců.
Postup:
- Nejlepší scénář je, když máte plán tržeb rozdělený po dnech. Pokud ne, pracujte alespoň s týdenním plánem. V nejhorším případě se můžete spolehnout na historická data a odhadovat na základě předchozích výsledků.
- Převod tržeb na objednávky: Pomocí průměrné hodnoty objednávky můžete tržby snadno převést na počet objednávek. Pokud víte, že se průměrná hodnota objednávek může měnit (například v období slev nebo promo akcí), zohledněte tyto výkyvy.
- Převod objednávek na počet řádků: Objednávky dále rozdělíte na řádky, které jsou klíčové pro plánování pickování. Více řádků znamená vyšší nároky na výkonnost při vychystávání.
- Analýza produktivity: Jakmile máte počet objednávek a řádků, potřebujete znát produktivitu svého skladu. Kolik objednávek a řádků zvládne váš tým za hodinu? Tuto informaci můžete získat z historických dat – doporučuji pracovat s průměrem za poslední tři měsíce. Pokud očekáváte zvýšení objemu objednávek, měli byste také zohlednit, jak to ovlivní produktivitu.
- Další logistické transakce: Ve větších provozech budete muset plánovat také kapacity pro další transakce, jako je přeskladnění, příjem zboží, nakládka, kontroly, inventury a reklamace. I zde je třeba mít přehled o tom, kolik času na tyto činnosti potřebujete.
Praktický tip pro menší sklady: Pokud nemáte detailní data o všech činnostech, můžete si vypomoci jednoduchým výpočtem. Například, pokud balení a pickování tvoří 55 % času, zbytek času dopočítáte pro další činnosti pomocí trojčlenky. Tento postup vám umožní rychle odhadnout, kolik zaměstnanců budete potřebovat na celý den.
- Výpočet minimálních a maximálních kapacit: Na základě těchto dat zjistíte, kolik zaměstnanců je potřeba pro pokrytí běžné pracovní zátěže (minimum), a kolik budete potřebovat během sezónních špiček (maximum). Doporučuji plánovat s určitou rezervou, aby váš tým zvládl případné výkyvy.
2. Zaplněnost skladu: Efektivní využití prostoru
Optimální zaplněnost skladu je další klíčovou oblastí, která musí být pečlivě plánována. Správná kapacita skladu zajišťuje, že máte dostatek prostoru pro skladování, ale zároveň máte rezervu pro flexibilní pohyb zboží.
Postup:
- Získání dat o produktech: Začněte tím, že získáte detailní data o vašich produktech – rozměry, hmotnost a způsob, jakým jsou skladovány (paletové pozice, policové regály atd.). Pokud máte možnost, můžete využít průmyslové skenery, které měří produkty ve třech dimenzích a váží je. Pro menší sklady postačí manuální měření pomocí svinovacího metru a zapsání údajů do tabulky v Excelu.
- Změření skladových pozic: Mějte přehled o přesné velikosti a rozměrech jednotlivých skladových pozic, ať už jsou paletové, policové nebo jiné. Toto vám umožní efektivně alokovat prostor pro každý produkt.
- Kontrola zaplněnosti: Ideální zaplněnost skladu by neměla překročit 80 %. Sklad musí „dýchat“, aby umožnil snadné přeskladňování zboží a rychlou manipulaci. Pamatujte, že uličky a pracovní plochy se do zaplněnosti nepočítají – slouží k pohybu a manipulaci se zbožím.
Praktický tip: Pokud je váš sklad zaplněn na 70 %, ale plánujete 20-30% růst v následujících letech, je třeba zvážit rozšíření skladových prostor nebo optimalizaci stávajícího uspořádání. Pokud nemáte dostatečnou kapacitu skladu, nebudete schopni zvládnout vyšší objem zboží, což může vážně ohrozit vaše tržby.
Podcast: Plánování kapacit
3. IT vybavení: Zajištění potřebného hardware
IT vybavení je nezbytné pro řízení skladu. Při plánování kapacit musíte brát v úvahu, zda máte dostatek zařízení (PDA, počítače apod.) pro všechny zaměstnance, zejména pokud očekáváte nárůst pracovních sil v období sezónních špiček.
Postup:
- Plánování podle počtu lidí: Pokud víte, že budete během špiček potřebovat dvojnásobný počet zaměstnanců, musíte mít dostatečný počet zařízení, aby každý zaměstnanec mohl pracovat bez zbytečných prostojů.
- Pronájem IT techniky: Pokud je růst počtu zaměstnanců pouze sezónní, může být lepší IT vybavení pronajmout. To vám umožní rychle navýšit kapacity bez vysokých investic do techniky, kterou budete používat jen omezeně.
Praktický tip: Nezapomeňte naplánovat pravidelnou údržbu IT vybavení, abyste předešli nečekaným výpadkům. Zajistěte si technickou podporu předem, zejména pokud očekáváte vysoké zatížení.
4. Manipulační technika: Efektivita práce se zbožím
Manipulační technika, jako jsou vysokozdvižné vozíky, přepravky a další vybavení, hraje klíčovou roli při pohybu zboží ve skladu. Při plánování kapacit je důležité zajistit, aby manipulační technika byla dostupná v dostatečném množství a v dobrém stavu.
Postup:
- Kontrola techniky: Před sezónou je důležité zkontrolovat, zda máte dostatečný počet vozíků a další techniky a zda je v provozuschopném stavu.
- Pronájem manipulační techniky: Stejně jako u IT vybavení můžete v případě potřeby manipulační techniku pronajmout.
5. Kompetence týmu: Zajištění kvalifikované pracovní síly
Bez správných lidí nemůže žádný sklad fungovat efektivně. Při plánování kapacit je důležité zajistit, aby váš tým měl nejen dostatečný počet zaměstnanců, ale také potřebné kompetence.
Postup:
- Plánování školení: Pokud víte, že budete zvyšovat počet zaměstnanců, je nutné zajistit jejich rychlé a efektivní zaučení. Kdo bude nové zaměstnance školit? Máte dostatečně zkušené vedoucí pracovníky, kteří to zvládnou?
- Plánování pro případ výpadku vedoucích: Co se stane, pokud vám vypadne vedoucí pracovník? Je důležité mít připravený plán, kdo převezme jeho odpovědnosti, aby nedošlo k výpadku ve vedení týmu.
Praktický tip: I když se může zdát, že širší organizační struktura není nutná, absence kompetentních vedoucích pracovníků může zásadně ohrozit efektivitu provozu.
Tento plán vám umožní připravit se na jakoukoliv situaci, ať už jde o sezónní špičky nebo dlouhodobý růst. Plánování kapacit je klíčem k úspěchu v logistice, a pokud se dělá správně, může zásadně zvýšit efektivitu vašeho skladu a zajistit, že budete schopni zvládnout jakýkoliv objem objednávek.
Nejste si jisti, jak začít? Neváhejte se na nás obrátit.
Martin Komarek /
Markéta Komárek /
Pavel Bezděk /
www.commarec.cz