Tři čísla místo třiceti řádků: Jak poznáte, jestli sklad vydělává, nebo požírá hotovost?

Ve zkratce

• Sklad má pro majitele jen tři čísla. Co projde halou, co v ní leží a co to stojí. Všechno ostatní jsou podklady k těmhle třem.
• Zásoby nejsou majetek, ale zadržená hotovost. Držet zboží ve skladu stojí 20 až 30 % jeho hodnoty ročně. U zásob za 20 milionů korun to dělá zhruba 5 milionů ročně.
• Zkrácení doby, po kterou zboží leží, uvolní peníze okamžitě. Z 91 dní na 70 dní uvolní v modelové firmě 4,7 milionu korun hotovosti a ušetří 1,2 milionu ročně.
• Náklad na jednu objednávku je vaše cenovka za obsluhu zákazníka. V modelové firmě 50 Kč. Když ho neznáte, nevíte, kolik vám ukrajuje z marže každá zásilka.
• Každé rozhodnutí projde testem tří otázek. Zvýší to průtok? Sníží to zásobu? Sníží to náklad na objednávku? Když ani jedno, nedělejte to.

Pondělní porada. Ptáte se, jak jsme na tom, a dostanete report: přesnost expedice 99,2 %, vytíženost 94 %, chybovost 0,4 %, plnění SLA 97 %. Čísla vypadají dobře. Přesto máte na účtu míň peněz než loni, sklad praská ve švech a poslední tři měsíce se objednávky odbavují později. Ten report totiž popisuje, jak sklad pracuje. Neříká nic o tom, co vám sklad dělá s penězi.

Za posledních deset let jsme viděli desítky skladových reportů. Skoro všechny mají stejnou vadu: vznikly proto, aby ukázaly, že provoz maká. Majitel ale řeší tři úplně jiné otázky. Kolik toho skladem projde. Kolik v něm leží peněz. A kolik nás to celé stojí.

Tohle je druhý díl série o řízení skladu podle jeho nejužšího místa.

Číslo první: co projde halou

Průtok je počet objednávek, které za den odjedou zákazníkům. Nic víc. Je to jediné číslo ze skladu, které se přímo přetavuje ve fakturaci, a proto patří na první místo.

V naší modelové firmě, distributorovi s tržbami 120 milionů korun ročně, odjíždí zhruba 480 objednávek denně, tedy 120 000 ročně. Zajímavá otázka nezní, jestli je to hodně. Zajímavé je, kolik by jich odjelo, kdyby se nic nezměnilo na počtu lidí. Pokud odpověď zní „stejně“, nemáte prostor růst bez nabírání. Pokud zní „o 15 % víc“, máte v hale schovanou kapacitu, kterou dnes platíte a nevyužíváte.

Číslo druhé: co leží ve skladu

Tohle je číslo, které majitele nejvíc pálí, a zároveň ho ve skladovém reportu skoro nikdy nenajde. Zásoby nejsou majetek, který v klidu čeká na svoji chvíli. Jsou to peníze, které jste už zaplatili dodavateli a ještě jste je nedostali zpátky od zákazníka.

Držet zboží něco stojí: kapitál v něm uvázaný, nájem a energie, pojištění, poškození, zastarání a odpisy neprodejných kusů. Když se to sečte, vyjde v běžných provozech 20 až 30 % hodnoty zásob ročně. Naše modelová firma drží zásoby za 20 milionů korun. To znamená, že jen za to, že zboží leží ve skladu, zaplatí kolem 5 milionů korun ročně. To je víc, než stojí celá směna skladníků.

Druhá polovina toho čísla je čas. Když firma prodá zboží za 80 milionů korun v nákupních cenách a průměrně jich 20 milionů drží skladem, leží u ní každá položka v průměru 91 dní. Tři měsíce vašich peněz stojí v regálech.

Číslo třetí: co to celé stojí

Poslední číslo je nejjednodušší na spočítání a nejčastěji chybí. Vezměte roční náklady skladu, tedy mzdy, nájem, energie, techniku a obaly, a vydělte je počtem odbavených objednávek. V modelové firmě stojí sklad 6 milionů korun ročně, což při 120 000 objednávkách dělá 50 Kč na jednu objednávku.

Padesát korun je vaše cenovka za to, že zákazník dostane balík. Jakmile ji znáte, začnou dávat smysl rozhodnutí, která do té doby vypadala jako dojmy: jestli se vyplatí dopravníkový pás, jestli má cenu bojovat o zakázku s malými objednávkami, nebo kolik reálně stojí jedna vratka. Bez toho čísla se o téhle části byznysu rozhoduje po paměti.

Jak ta tři čísla táhnou za jeden provaz

Teď to nejzajímavější. Ta čísla spolu souvisí a dají se přetavit v hotovost, aniž byste cokoli prodali navíc. Zkraťte dobu, po kterou zboží leží, z 91 dní na 70. Nic jiného se nemění, stejný sortiment, stejní zákazníci, jen se objednává častěji a v menších dávkách.

Zásoby klesnou z 20 na 15,3 milionu korun. Na účtu se objeví 4,7 milionu korun, které do té chvíle ležely v regálech. A protože držet zásoby stojí těch 20 až 30 % ročně, ušetříte navíc kolem 1,2 milionu korun každý rok. Žádná nová hala, žádný nový systém, žádný člověk navíc.

Tip Commarec: Než začnete šetřit na skladu, spočítejte si tohle. Úspora na mzdách bývá v jednotkách procent nákladů, ale uvolněná hotovost ze zásob je obvykle v milionech. Sklad se neoptimalizuje kvůli skladu, ale kvůli rozvaze.

Tři otázky, kterými otestujete každé rozhodnutí

Až vám příště někdo přinese návrh na nové regály, další směnu nebo nákup systému, nemusíte se prokousávat prezentací. Stačí se zeptat, co ten návrh udělá s třemi čísly. Zvýší průtok, tedy kolik objednávek denně odjede? Sníží zásobu, tedy kolik peněz leží v hale? Sníží náklad na jednu objednávku? Dobrý návrh zlepší aspoň jedno z nich a nezhorší zbylá dvě. Když nezlepší ani jedno, je to zbytné, ať už zní jakkoli moderně.

A pozor na klasickou past: návrh, který zlepší jedno číslo na úkor druhého. Velké objednávky u dodavatele sníží nákupní cenu, ale nafouknou zásoby a prodlouží dobu ležení. Levnější je to jen v Excelu, ne v cash flow.

Vezměte si tři čísla na příští poradu

Připravili jsme jednostránkovou kartu na poradu. Na jedné straně A4 máte tři čísla, kolonky, kam si je zapíšete, otázky, které se na ně ptají, a hlavně přehled odpovědí, které znamenají, že to nikdo nesleduje. Vytisknete, vezmete na poradu a máte hotovo. Je zdarma výměnou za e‍-‍mail.

A pokud vám u některého čísla nikdo neumí odpovědět, ozvěte se. Přesně tohle v Commarec děláme: dopočítáme čísla z vašich dat a řekneme, kolik hotovosti ve skladu leží zbytečně. První konzultace je na nás.

3 věci, které můžete udělat hned

• Zjistěte, kolik dní u vás zboží leží. Hodnota zásob dělená ročním nákupem zboží, krát 365. Účetní vám to dá za deset minut.
• Spočítejte náklad na jednu objednávku. Roční náklady skladu dělené počtem odbavených objednávek. Číslo si napište, budete ho potřebovat u každé investice.
• Zaveďte tři čísla do měsíčního reportu. Nemažte ta stávající, jen dejte tahle tři na první stranu. Za tři měsíce uvidíte trend, který se dosud ztrácel v detailech.

Časté otázky

Které ukazatele má majitel firmy sledovat u skladu?

Stačí tři: průtok (kolik objednávek denně odjede), stav a doba obratu zásob (kolik peněz ve skladu leží a jak dlouho) a náklad na jednu odbavenou objednávku. Ostatní ukazatele jsou podpůrné a patří vedoucímu skladu, ne na majitelský report.

Kolik stojí držení zásob?

V běžných provozech 20 až 30 % hodnoty zásob ročně. Zahrnuje to uvázaný kapitál, skladovací prostor, pojištění, poškození a zastarání zboží. U zásob za 10 milionů korun jde tedy zhruba o 2 až 3 miliony korun ročně.

Jak se počítá doba obratu zásob?

Průměrnou hodnotu zásob vydělíte ročními náklady na prodané zboží a vynásobíte 365. Výsledkem je počet dní, po které zboží u vás průměrně leží, než ho prodáte. Čím nižší číslo, tím míň peněz máte zadrženo ve skladu.

Jak zjistím náklad na jednu objednávku?

Sečtěte roční náklady skladu (mzdy včetně odvodů, nájem, energie, technika, obaly, systémy) a vydělte je počtem objednávek odbavených za stejné období. Číslo používejte při posuzování investic i při rozhodování o zakázkách s malými objednávkami.

Závěr: report pro provoz, tři čísla pro vás

Podrobný report má svůj smysl, jen není pro vás. Vedoucí skladu potřebuje vidět chybovost, vytíženost i plnění termínů, protože podle nich řídí směnu. Vy potřebujete vědět, jestli sklad propouští dost zboží, kolik vašich peněz v něm stojí a co stojí jedna obsloužená objednávka. Tři čísla, tři otázky, jedna strana papíru.

Nevíte, kde ta čísla ve vašich datech vzít? V Commarec děláme logistické poradenství a interim řízení skladů. Dopočítáme je z toho, co už máte v systému.